Inlichtingen en afspraken bij het gebruik van zalen

Zaalgebruik Dienstbetoon

Don Bosco is geen professioneel uitbater van zalen, maar stelt enkel lokalen en terreinen ter beschikking als dienstbetoon aan verenigingen met cultureel doel. De gebruiker moet er dus op bedacht zijn zoveel mogelijk in de eigen kleine en grote noden te voorzien.

Overeenkomst

Een zaal of terrein kan slechts ter beschikking gesteld worden na het opmaken en doorsturen van een OVEREENKOMST.

De aanvragen voor zaalgebruik en het opmaken van de overeenkomst gebeuren vanaf 1 september 2019 met behulp van onze website www.donboscohelchteren.be

Door gebruik te maken van deze website en door het invullen en verzenden van de aanvraag en / of de overeenkomst verklaart de zaal gebruiker zich akkoord met de algemene voorwaarden.

Concrete Afspraken

In de dagen die voorafgaan aan de dag, waarop u de zaal gebruikt, zorgt u best nog eens voor een mondeling of telefonisch contact voor de concrete afspraken:

• Wanneer wenst u de sleutels van de lokalen in ontvangst te nemen?
• Let op de schikking van tafels en stoelen voordat u deze verplaatst
• Maak ook duidelijke afspraken over het materiaal dat u wenst te gebruiken: tassen, koffie percolator, werfkast …
• Wanneer zou u willen beginnen met het gereedzetten van de zalen en het gereedmaken van het materiaal?

Hierbij dient opgemerkt dat de zalen door ons personeel worden gereinigd op vrijdagnamiddag (vast programma) en dat de school zich steeds het recht voorbehoudt de schoollokalen te gebruiken tot 16.30 uur!

Soms zijn er nog oudercontactavonden (meestal op donderdag of vrijdag) die kunnen uitlopen tot 22.00 uur.

Toestellen, installaties en lokalen welke niet in het contract zijn opgenomen mogen niet gebruikt worden! Indien dit toch gebeurt is er hiervoor een extra rekening te verwachten!

Contact met Don Bosco

Tijdens het gereedzetten zal de verantwoordelijke van Don Bosco op bepaalde momenten langskomen. Dat is het moment indien nog zaken moeten geregeld worden. U kan de zaalverantwoordelijk Patrick Prenen telefonisch bereiken op 0498 60 98 22 of als hij niet bereikbaar is en info of hulp hoogst noodzakelijk is Tim Luts op 0474 57 03 27.

Belangrijke Telefoonnummers

• Hulp: 100 of 112
• Politie Houthalen: 011-60.93.00
• Brandweer Genk: 089-35.28.88
• Politie Dringend: 101

Opkuis

Na gebruik worden alle lokalen, sanitair, grondig gereinigd. U zorgt zelf voor het nodige kuisgerief. Parking en gebruikte terreinen worden opgekuist. De volgende maandag moet er gewoon les kunnen gegeven worden in de school alsof er niemand op bezoek is geweest. Indien er achteraf extra poetswerk nodig is zal dit aangerekend worden!

Als er onregelmatigheden, vernielingen zijn, of als er iets stuk gedaan is gelieve dit zo te melden aan Tim Luts via mail op [email protected]

Verplaatsen van Tafels en Stoelen

• Gebruik voor de tafels het rijdend tafeltje of draag de tafels met twee personen
• Gebruik voor de stoelen het rijdend stoelen karretje of draag de stoelen
• Sleep niet met stoelen of tafels over de vloer

Overbodige tafels en stoelen mogen opgestapeld worden in de brede atelier gang, maar de breedte van de nooduitgang moet vrij blijven.

Verwarming en Elektriciteit

Verwarming

Regelbaar met de thermostaat. Indien u vergeet op het einde deze thermostaat op het minimum te plaatsen, loopt de verwarming de nacht door. U betaalt ook dat verbruik. De in te stellen verwarmingstijden worden afgesproken bij het opmaken van de overeenkomst.

Elektriciteit

De gewone stopcontacten op 220 V zijn belastbaar tot 16 A. Meerdere toestellen worden best gespreid over stopcontacten van verschillende kringen.

• Groot vermogen: Een werfkast is verkrijgbaar op aanvraag: op voorhand regelen!
• Grote Zaal: 63 A 5-polig achteraan aan de grote toog en centraal aan de geluidskast
• Lage Ruimte: 63 A 5-polig centraal tegen de muur van de atelier gang
• Polyvalente Zaal: 32 A 5-polig achteraan
• Lokaal Z0O3: 32 A en 16 A bij de elektriciteitskast

Toegang en Beveiliging

Vandalisme

U bent ook verantwoordelijk voor wat uw gasten aanrichten in de gangen, toiletten, op de parking, op de speelplaats. Een verantwoordelijke moet regelmatig de ronde doen.

Poort en Parking

De toegang tot de speelplaats is afgesloten door een grote schuifpoort.

Werkwijze voor openen en sluiten:

• Toegang tot de speelplaats via klein poortje (sleutel 0.3)
• Om de grote schuifpoort te openen moet het kleine poortje eerst dicht en het slot 2 toeren gesloten worden
• Via het sleutelcontact in de zijmuur van het zaalgebouw (sleutel 0.3) kan de poort geopend en gesloten worden

Bij het verlaten van het terrein de poort terug sluiten. Voor het gebruik van de parking achter de werkplaatsen maak je op voorhand een afspraak om de toegangspoort te openen.

Sleutels

Na opkuis alle buitendeuren en poorten sluiten en de sleutels deponeren in de brievenbus Don Boscostraat nr. 11 aan de overkant van de straat.